FALLSTUDIE VALET ONE

Automatisierung für einen Fahrdienstservice

Olivier Dechesne
Geschäftsführer der Valet One GmbH

Alles auf Knopfdruck und rechtssicher.

Unsere Branche ist „Hands-On“ und Automatisierung ist in der Branche nicht so weit verbreitet. Der komplette Prozess mit nur ein paar Klicks und ich spare jährlich fast 10.000€.

Je nach Größe, stellen wir für ein Event zwischen 30 und 50 Mitarbeiter neu ein. Manchmal geht die Anzahl auch hoch bis auf 150, bei Großevents wie einer Berlinale oder ähnlichem. Das ist auch mit 20 Jahren Erfahrung jedes Mal aufs Neue eine Herausforderung. Schon bei der Auswahl der geeigneten Kandidaten geht es los. Wie schafft man es binnen kurzer Zeit bei genau der Zielgruppe von Kandidaten sichtbar zu werden, die man jetzt braucht? Meine Einsatz- und Projektleiter haben da ein gutes Gespür und viel Erfahrung, aber manchmal ist es nicht leicht.

Glücklicherweise kennt man uns in der Branche und wir haben bei Mitarbeitern einen sehr guten Ruf, da muss man nicht ganz so viel werben. Hat man dann mal eine Kandidatenliste, fängt der Spaß ja erst richtig an. Für alle diese Kandidaten müssen Bewerbungsgespräche organisiert werden. Da sitzen meine Projektleiter teilweise tagelang, nur um das zu koordinieren. Ein Kandidat sieht vielsprechend aus, muss den Termin aber zweimal verschieben, ein anderer kommt gar nicht etc. Am Ende müssen dann noch Arbeitsverträge erstellt werden, in der Regel kurzfristig für viele neue Mitarbeiter.

Der Aufwand im Einstellungsprozess, sowohl in Zeit als auch in echten Kosten ist riesig.  Unsere Branche ist „Hands-On“ und Automatisierung ist in der Branche nicht so weit verbreitet. Deshalb hat sich auch jahrelang keiner beschwert und die Kosten einfach in Kauf genommen. Die mittelstandsoffensive habe ich kennengelernt, weil ich wollte, dass meine Projektleiter nicht mehr so viel Zeit mit Administration verbrennen und sich voll auf das Wichtigste konzentrieren können: Unsere Mitarbeiter und unsere Veranstaltungen. Ich dachte damals eher, was kostet es mich meine Mitarbeiter zu entlasten?

Im Workshop haben wir dann zusammen mit René eine Strategie entworfen, wie der komplette Recruiting-Prozess automatisiert werden kann und meine Mitarbeiter sich nur noch auf die Bewerbungsgespräche konzentrieren können. Am Anfang war das alles Neuland und ich hatte die Befürchtung, dass mit den neuen Tools, viel Geld für wenig Effekt ausgegeben wird. René hat aber sehr professionell und transparent mit uns gearbeitet und am Ende waren wir alle mit an Bord, selbst die Zweifler.

Heute kann ich sagen, wir haben keine lästigen Terminabsprachen, kein hin- und her senden von persönlichen Daten via E-Mail, nicht mal mehr der Vertrag muss manuell erstellt werden. Alles auf Knopfdruck und rechtssicher. Der komplette Prozess mit nur ein paar Klicks und ich spare jährlich fast 10.000 €.