FALLSTUDIE HOFER HEALTHCARE

Digitalisierung im Gesundheitsmanagement

Frau Dr. Kemper
Geschäftsführerin der Hofer Healthcare

 

Schade, dass ich die Chancen nicht schon früher erkannt habe.

Wir haben einen großen Schritt in die Digitalisierung und Professionalisierung gewagt und haben trotz der Investition im ersten Jahr bereits 17.500 € und Folgejahr knapp 22.500 € gespart.

Mit der Automatisierung konnten wir für uns zunächst keinen Nutzen erkennen.

Doch dann war 2019 der – Druck so groß, da wir trotz Beauftragung eines teuren Headhunters und eigenem Engagement nicht die richtigen Mitarbeiter für Servicetätigkeiten im Gesundheitswesen zu finden konnten.

Wir uns für den Connectoor entschieden, obwohl einiges dagegen sprach. Die Betriebsleiterin unsere Einrichtungen war von den Erfolgsaussichten nicht überzeugt Auch waren nach unserer Überzeugung unsere potentiellen Mitarbeiter nicht digital aktiv.

Darüber hinaus waren die jährlichen Kosten von 1.990 € und die 990 € einmalige Einrichtungsgebühr beträchtliche Geldbeträge in eine ungewisse Investition.

Wir waren aber gezwungen, etwas tun, um die Stellen zu besetzen. Die Kosten für den Einsatz eines Headhunters mit zwei Bruttogehältern bzw. mindestens 1.100 € zuzüglich der Anzeigen von ca. 1.000 € standen dem entgegen.

Connector hat das System an einem Donnerstag eingerichtet und uns gezeigt, wie wir einfach die Erstellung von professionellen Stellenanzeigen im System ist. Was niemand geglaubt hat, bereits am Montag hatten wir acht Bewerbungen auf die beiden zu besetzenden Stellen. Ein durchschlagender und alle Zweifler überzeugender Erfolg!

Doch das war nur die eine Seite. Denn gleichzeitig stellten wir fest, Innerhalb von nur drei Monaten hatte sich der Connector selbst finanziert, da wir eine weitere Position neu besetzen mussten und nun keinen Headhunter mehr bezahlen mussten. Was wir damals hofften, haben wir heute schwarz auf weiß.

Bei üblicher Fluktuation stellen wir im Durchschnitt 12 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pro Jahrein und sparen jetzt mit dem Connector Premium ca. 17.500 € pro Jahr ein. Das hat uns alle überzeugt und so sind wir nun den nächsten Schritt der Automatisierung gegangen. Denn bei ca. 12 Einstellungen im Jahr ist mit 120 Bewerbungen zu rechnen. Bewerbungen, die wir sichten, einladen, beurteilen und beantworten müssen.

Die Automatisierung mit der Mittelstandsoffensive.Digital hat sich dabei als Jackpot erwiesen. Denn das Team der Mittelstandsoffensive.Digital hat für uns zwischenzeitlich den gesamten Bewerbungs- und Einstellungsablauf automatisiert und professionalisiert.

Nie hätte ich gedacht, dass wir uns als KMU zusätzlich zum Connectoor eine automatisierte Terminvereinbarung, eine automatisierte und TAG basierte Kommunikation oder eine automatisierte Vertragserstellung mit Webdokumenten brauchen und leisten können.

Eigentlich haben wir erst durch die Mittelstandsoffensive.Digital von den Möglichkeiten erfahren, da niemand von uns das nötige technische Verständnis hat. Doch jetzt haben wir als KMU für 3 Vollzeitstellen und ca. 20 Teilzeitstellen eine professionelle und zielgerichtete Stellenausschreibungen.

Durch die Automatisierung können wir nun auch die Bewerbungen sichten und die Termine für die Vorstellungsgespräche automatisch vereinbaren. Die Bewerber bekommen Terminerinnerungen oder einen neuen Vorschlag, sollte der Termin verschoben werden.

Die nerven- und zeitraubende Ping-Pong-Kommunikation ist glücklicherweise vorbei. Wenn wir uns jetzt für einen Bewerber entschieden haben, den wir einstellen wollen, füllt dieser einen Fragebogen in einem Webdokument aus.

Meine Betriebsleitung ergänzt das Webdokument mit den Eckdaten für Lohn, Arbeitszeit und Stammdaten, dann wird daraus automatisch der jeweilige Arbeitsvertrag erstellt. Welche Prozesse im Hintergrund ablaufen, das kann ich nicht erklären, es funktioniert jedoch absolut zuverlässig und das zählt!

Die Unterschrift kann wohl auch digital erfolgen, wir laden jedoch – selbstverständlich wieder automatisiert – die zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unser Büro ein, da für uns das persönliche Gespräch sehr wichtig und entscheidend ist. Im Rahmen der Automatisierung erfolgen nach der Unterschrift auch die Unterweisungen und Vorbereitungen auf Tätigkeit und die Werte.

Für mich als Geschäftsführerin eine sehr beruhigende Situation, da ich mir jetzt sicher bin, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre verpflichtenden Erstunterweisungen erhalten. Das ist auch für die bestehenden Teams eine große und zeitsparende Hilfe.

Ich habe hervorgehoben, dass wir mit der Automatisierung bei den Bewerbungen und der Ping-Pong-Terminabstimmung mindestens eine Stunde je Bewerbung einsparen. Das ist top, doch der Vorteil der sofortigen Einbindung ins Team ist kaum mit Geld aufzuwiegen.

Wir haben einen großen Schritt in die Digitalisierung und Professionalisierung gewagt und haben trotz der Investition im ersten Jahr bereits 17.500 € und Folgejahr knapp 22.500 € gespart.

Schade, dass ich die Chancen nicht schon früher erkannt habe.